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La importancia de mantener un inventario confiable del Activo Fijo
Imagine una tienda departamental o una boutique que hace un inventario de sus mercancías del piso de exhibición para reemplazar los productos recién vendidos. Al no contar con la información actualizada probablemente los artículos de mayor venta dejarán de venderse por no haber sido reemplazados en el lugar correcto.
Pues así también en las empresas existe la necesidad de contar con un inventario confiable del Activo Fijo, y encontramos que no es menos importante el requerimiento de mantener o reemplazar sus instrumentos de trabajo en los lugares correctos, es decir que si contamos con el Activo Fijo necesario podremos desarrollar de forma adecuada las actividades propias para producir los bienes o servicios que son objeto de la compañía.
De igual manera los artículos o servicios de mayor venta de nuestra compañía dejarían de estar disponibles por no haberse podido fabricar o ser desarrollados si nuestro Activo Fijo está incompleto u obsoleto.
Un adecuado inventario del Activo Fijo no solo contribuye para apoyar el funcionamiento de la empresa, también asegura una valuación confiable de la inversión existente y por ende facilita la obtención de reportes financieros (NIF C-6) y fiscales (LISR).
Active-AF cuenta con un poderoso y versátil módulo de Inventario Físico, apoyado por dispositivos móviles conocidos como “Escáner” para realizar inventarios precisos del Activo Fijo, además de que aprovecha esta información para generar los cálculos financieros y fiscales necesarios para la obtención de reportes contables e ISR para su presentación a contraloría, así como para facilitar la toma de decisiones a la alta dirección.
Objetivos de un Inventario Físico:
a) Corregir las desviaciones de la información entre la base de datos de información del Activo Fijo y los bienes existentes.
b) Evaluar la funcionalidad de los procedimientos administrativos y de control vigentes para el manejo y registro del Activo Fijo.
Lo que debe conocerse para hacer un inventario del Activo Fijo Necesitamos establecer algunas normas para lograr un resultado confiable en nuestro inventario:
1. Nombrar un coordinador o un líder del proyecto que dirija el inventario del Activo. Fijo y que posteriormente se reúna con los mandos medios o de ser posible con todo el personal si es algo manejable para invitar a que todos trabajen como equipo y colaboren con quienes realizarán esta tarea.
2. Los puestos clave para este propósito en una organización podrían involucrar al encargado de almacén, al supervisor de inventarios, incluso al encargado de compras y a personal del área contable.
3. Debemos informar a todas las áreas de la empresa sobre la intención y resultados esperados de esta tarea, para que todas las personas que participen estén al tanto de las acciones que se tomarán, así como las fechas de inicio y de culminación.
4. Otro punto básico es la planeación y definición de los informes que se esperan obtener (que datos se consideran importantes). Además de los datos comunes como la clave del activo, su descripción, centro de cosos, ubicación, etc., deben incluirse:
– Un espacio para registrar el estado en que se encuentran los bienes por revisión visual o consultando al responsable cuando se trata de equipos ocultos o complejos.
– Espacio para señalar si se trata de bienes que se encuentran en reparación o en calidad de préstamo (otorgados en comodato) o si son arrendados.
– Lugares adicionales que permitan registrar las variaciones (cambio de ubicación, de responsable, etc.), así como los comentarios por línea o por hoja para su evaluación antes de aplicar las correcciones al inventario.
5. Una vez establecido el proceso de inventarios se elabora(n) el(los) procedimiento(s) por escrito, que deberán realizarse al pie de la letra para asegurar que no haya discrepancia en los resultados esperados.
Mantenimiento del inventario del Activo Fijo:
No hay que olvidar que un inventario de Activo Fijo puede mantenerse actualizado a través del tiempo:
ALTAS – Para este propósito debe crearse en la empresa una política con sus procedimientos para que las nuevas adquisiciones consideradas como Activo Fijo queden registradas cuando sean finalmente ubicadas en el lugar que les corresponda, el encargado de mantener el inventario deberá ingresar la información indicando el nuevo número de etiqueta, su descripción, su ubicación definitiva, etc.
BAJAS – Es importante elaborar otra política para el mantenimiento que incluya formatos de baja para registrar los bienes cuando dejen de ser Activo Fijo de la compañía, indicando la fecha y su motivo de baja. Cada empresa, de acuerdo a sus criterios, puede definir los motivos de manera particular, comúnmente se utilizan los de obsolescencia, venta, destrucción, etc.
PRESTAMOS – También es básico contar con procedimientos y formas para registro de salida/entrada (con espacio para firmar de aceptado) que permitirán mantener controlado el Activo Fijo de la compañía para reducir en lo posible el extravío de equipo en préstamo.
Al final de cada inventario, deben resguardarse copias con la fecha de realización, para contar con un comparativo en futuros inventarios.
Actualmente es posible hacer fácilmente el proceso del inventario apoyándonos con herramientas automatizadas, lo que permite ahorrar tiempo y costo, logrando además un resultado confiable y un análisis preciso del estado de la compañía. Sistema para administración y control del Activo Fijo Active-AF